Tus trabajadores deben justificar mensualmente todas sus dietas y otros gastos como los transportes a cargo de la empresa a través de la hoja de gastos. Para ello hay que establecer unos patrones y formatos de presentación por parte de los trabajadores que no siempre se cumplen, provocando algunas ineficiencias en el proceso. Ahora bien,
“¿Qué más datos tienes acerca de las implicaciones de tiempo y trabajo que tiene la elaboración de estos resúmenes en el resto de empresas? Te lo explicamos en 5 prácticas curiosidades”
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El 92% de las empresas tienen empleados en plantilla que elaboran sus respectivas hojas de gastos.
Es un dato en el que tal vez no reparamos a menudo, y es que este proceso es muy común entre todas las empresas, por lo que deberíamos darle la importancia y mejoras que necesita para optimizar tiempos de gestión por parte del propio trabajador y de la empresa a la hora de procesar la hoja de gastos.
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En el 60% de las empresas nos encontramos que redactan notas de gastos entre un 1% y un 20% de sus trabajadores. Siendo un 7% de las empresas las que tienen entre un 80% y un 100% de sus trabajadores realizando este informe mensual.
Esta segunda curiosidad es especialmente delatadora del grado de relevancia que tiene la realización y procesamiento de estos informes. Tal vez no habías reparado en que la mayoría de empresas realizan estos resúmenes, pero todavía menos en que el porcentaje de empleados que los redactan representa un volumen importante dentro de las organizaciones.
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El 75% de los empleados redactan sus hojas de gasto mensualmente.
Tan solo el 10% de los trabajadores actualizan la hoja de gastos en el momento en que se incurre en este. Podríamos decir que es la forma más efectiva de realizar la nota, pero a menudo los empleados no tienen tiempo para actualizarla al momento y prefieren acumular tiques y facturas para traspasarlas de golpe. Otra buena práctica es actualizar el informe semanalmente, pero el volumen de trabajadores que opta por esta alternativa representa únicamente el 8%.
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El 80% de los trabajadores tarda aproximadamente 1 hora en redactar su hoja de gastos.
Una hora al mes puede no parecer mucho tiempo, pero debemos pensar que para la empresa esa hora es un periodo de ineficiencia que no aporta valor añadido a ningún proceso. Es un informe necesario pero en el que deberíamos pensar en alternativas digitales para su optimización y mayor control, de esta forma ayudaríamos a los empleados y armonizaríamos procesos empresariales.
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El 47% de los empleados suele inflar sus gastos entre 10 y 15€ mensuales de media. Y eso no es todo, un 4% admite elevarlos entre 50 y 100€ cada mes.
La realidad es que la falta de control rígido sobre las hojas de gastos presentadas por nuestros empleados puede llevar a incrementos de los costes que suponen, por ejemplo, las dietas. Por otra parte, de querer presentar informes más exactos deberemos aplicar unas medidas de control y seguimiento que no compensarán los incrementos que los trabajadores presentan en sus resúmenes.
El estudio del que hemos extraído las conclusiones ha sido realizado por Sales Cloud Team.
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